UNSERE LEARNINGS IM ONLINE MANAGEMENT
Hier kannst du dir den Text auch anhören:
Sicher sieht bei fast jedem Selbstständigen nach einem Büroalltag der Schreibtisch eher voller aus. In der Vergangenheit, hatten wir auch viele Verträge, Notizen und andere Schriftstücke. Festplatten und USB Sticks, viel Kaffee (der ist leider unersetzbar). Seit dem wir unsere Arbeitswelt zu 90% Online verlagert haben, sieht dies ganz anders aus! Hier möchten wir unsere Tools und learnings mit euch teilen.
📝VERTRÄGE
Werden Online gespeichert, gesendet und abgerufen. Hier ist es absolut wichtig, dass Brautpaare eure Datenschutzbestimmungen gelesen und akzeptiert haben! Auch der Hinweis, dass Emails zum Teil unverschlüsselt sein können ist ein absolut wichtiger und essentieller Bestandteil deiner Datenschutzbestimmungen!
Zur Ablage der Verträge nutzen wir OneDrive. In der Usability gibt es sicher bessere alternativen, wie Dropbox oder Google G-Suite, aber da wir allgemein mit Office 365 Arbeiten bietet sich das einfach an!
🔏UNTERSCHRIFTEN
Mit dem kostenpflichtigen Program Adobe Acrobat DC können wir Verträge und Dokumente mit digitalen Unterschriftsfeldern anlegen. Diese haben aufgrund des Zeitstempels und der hinterlegten IP-Adresse den gleichen Charakter wie eine Handsignierte Unterschrift (keine Rechtsberatung).
📕NOTIZEN
Unsere Gesprächsnotizen mit den Brautpaaren und unsere internen Gesprächsnotizen schreiben wir in OneNote runter. Im Gegensatz zu anderen Note-Apps finde ich OneNote einfacher und vielseitiger. Ausserdem, wie gesagt in Office 365 enthalten.
📆KALENDER
Jeden Termin und jede Anfrage kommt in den iCal. Der iCal ist eigentlich ganz gut zum Arbeiten und erinnern. Wenn man die Notizenfunktion weiter unten nutzt ist der iCal für Apple-User wirklich ein gutes und nützliches Tool, dass ausbaufähig ist. (Was nutzt ihr?)
📋TO-DO’S
Zum einen nutze ich ein klassisches Papier TO-DO jeden Morgen um Struktur und Klarheit in meinen Alltag zu bringen. Im Smartphone nutze ich für Unterwegs und kleinere TO-DO’s die APP Sorted^3. Diese APP ist mit den Erinnerungen und dem iCal verknüpft. Wunderlist habe ich auch mal probiert, aber ist eher für längerfristige TO-DO’s meiner Meinung nach nützlich. Das gute an Wunderlist: Es gehört zu Mirco-Soft.
👫KUNDENGESPRÄCHE
Viele Möglichkeiten gibt es hier damit umzugehen. Die einen Dienstleister sagen es ist absolute Pflicht, alles andere ist nicht seriös (als ob). Wiederum andere sagen, dass sie es nie am Anfang sondern eher am Ende (kurz vor dem eigentlichen Termin) haben.
🤷♂️Anyway: Wir haben unsere Brautpaare gefragt!
Dabei kam heraus, dass ein Skype und Facetime Gespräch den absolut gleichen Effekt hat wie ein persönliches Kennenlernen außerhalb. Der riesige Vorteil ist, du bist zeitlich flexibler, es ist Kostengünstiger und du kannst es super schnell und einfach jederzeit wiederholen!
📨EMAIL-AUTOMATION
Damit unsere Brautpaare die volle Entscheidungskompetenz bekommen, haben wir in einem Infoletter 10 Mails erstellt, die Brautpaare dann exklusiv bekommen. Durch diese Mails erhalten sie einen unglaublichen Mehrwert zum Thema Hochzeiten und rund um unser Geschäftsmodell.
Andere Dienstleiter geben z. B. komplette Hefte mit nach Hause, die (vermutlich) einen ähnlichen Inhalt Wiederspiegeln. Auch wenn es automatisiert ist, ist es mit das persönlichste was ihr als Brautpaar bekommen könnt! Nachvollziehbar und getestet 🤓
Zum Versenden nutzen wir den Service von MailChimp und IONOS Marketing-Tools.
💸RECHNUNGEN
Für Rechnungen nutzen wir das Tool Debitoor. Ein Kostenpflichtiges Browserbasiertes Tool, dass den riesigen Vorteil bietet nicht nur die Einnahmen und Ausgaben zu überblicken, sondern sie auch direkt mit deinem Steuerberater zu teilen. Leider musst du trotzdem Belege usw. Einscannen und abheften… Das bleibt halt net erspart!
Meines Wissens, solltet ihr in euren AGB’s vermerken, dass ihr Rechnungen Online via Mail versendet (keine Rechtsberatung).
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Unbezahlte aber von Herzen gebende Werbung:
Wünschenswert wäre ein Tool das all das oben genannte jetzt kann! Ich kenne da nur eines, das fast alle Bestandteile in einem Tool vereint. Hochzeit.Management bietet hier eine Browserbasiertes Lösung! Andreas hat hier wirklich auf die Wünsche von Selbständigen reagiert und dieses Management Tool erstellt. Ich habe es ein Jahr getestet und es ist wirklich gut! Wenn du als Selbstständiger allein tätig bist und den Überblick behalten willst, dann investiere hier in diese Tool!
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